B1 Planner overblik

STAMDATA I B1 PLANNER
I alle økonomisystemer arbejdes der med stamdata, som grundliggende er oplysninger i systemet der bruges ofte og gør det hurtigere og nemmere at udføre det daglige arbejde. Stamdata er normalt ens kontoplan, forretningspartnere (kunder, leverandører og kundeemner) og varer/artikler, men for B1Planner er medarbejdere også en afgørende parameter. Inden systemet tages i brug skal stamdata på kunder, og medarbejdere oprettes.

Se video her (2:56)

 
STYRING AF RENGØRINGSOPGAVER
Omdrejningspunktet for B1Planner og rengøringsvirksomheder er de rengøringsopgaver der aftales med kunderne. I B1Planner kaldes det ”Opgaver” og i disse defineres følgende:
1) Hvor der skal gøres rent
2) Hvem der skal gøre rent
a) Heriblandt afløning
3) Hvornår der skal gøres rent
Opgaven er således afgørende for hvornår og hvor ofte der skal gøres rent hos kunden, samt at der afregnes den korekte løn til medarbejderen(e) for rengøringen af den specifikke opgave.

Se video her (2:42)


FAKTURERING AF RENGØRINGSOPGAVER
Opgaver i B1Planner er som forklaret tidligere afgørende for hvornår der skal gøres rent og af hvem. Opgaver er således en vigtig parameter for planlægning og styring af rengøringen men har ikke direkte betydning for hvad kunden faktureres. Kundens fakturering styres af abonnementer, som kan (men ikke nødvendigvis) er linket til en opgave. Det betyder at der godt kan være mange opgaver på en kunde, men kun ét abonnement.

Se video her (2:28)


AFVIGELSER PÅ OPGAVER
Som udgangspunkt skal rengøringsassistenten ikke melde tilbage på hvor mange timer de har brugt på en opgave, da det forventes at timeforbruget følger det som er defineret på den konkrete opgave. Der kan dog være tilfælde hvor dette ikke er tilfældet fordi omstændigheder gør at rengøringen tager længere eller kortere tid, hvilket rengøringsassisten skal kompenseres for. Samtidig kan afvigelsen også betyde at kunden skal faktureres yderligere hvis den ekstra rengøring sker efter aftale.

Se video her (2:36)

FERIE, SYGDOM ELLER ANDET FRAVÆR
Der sker nogle gange det at rengøringsassistenter blive syge, holder ferie  eller blot ikke dukker op til opgaven. Dette er situationer der skal tages højde for når løn skal udbetales, men også ting som har betydning for planlægning af rengøringen da det er vigtigt at alle aftaler med kunderne overholdes. Det er procedurer som  måske ikke er særlig tidskrævende når man har begrænsede kunder og medarbejdere, men som pludselig kan blive en ekstrem tidskrævende opgave hvis der løbende kommer flere rengøringsopgaver til.  Derfor er det vigtigt at få et overblik over om alle opgaver er bemandet korrekt, og er dette ikke tilfældet skal det kunne håndteres hurtigt og nemt.

Se video her (4:07)

LØNKØRSEL I B1 PLANNER
At beregne løn til medarbejdere er en hurtig og overskuelig ting i B1Planner. Alle informationer er allerede i systemet, da man løbende registrerer hvilke opgaver hver enkelt medarbejder er på og de afvigelser der nu en gang har været. Derfor kan man hurtigt trække data ud til sit lønsystem, samtidig med at man nemt kan dokumentere overfor hver enkelt medarbejder hvad der ligger til grund for lønudbetalingen.

Se video her (4:21)   

OVERBLIKSRAPPORTER I SAP BUSINESS ONE OG B1 PLANNER
Med B1Planner følger en masse rapporter der giver det nødvendige overblik så de daglige arbejdsgange kan håndteres hurtigt, effektivt og professionelt. Eksempler på rapporter er:
1) Hvilke abonnementer ligger der på den enkelte kunde
2) Hvilke opgaver er den enkelte medarbejder tildelt
3) Er alle opgaver bemandet korrekt
4) Hvor mange gange på et år vil der blive gjort rent på en opgave
a) Har betydning for prisfastsætningen af en opgave
5) Hvor meget tjener virksomheden på hver enkelt opgave
a) Giver et godt overblik omkring hvilke opgaver der tjenes penge på og er der opgaver hvor man burde stoppe aftalen med kunden da den er decideret tabsgivende
og mange flere...

Se video her (4:59)